Concepts et vocabulaire

Cette fiche définit les termes employés dans le reste de la documentation. Elle décrit le fonctionnement de chaque concept sans entrer dans les procédures pas à pas (voir la partie Installation) ni dans le détail des routes API (voir Référence — API).

Les concepts s'articulent simplement : un événement contient des créneaux, sur lesquels les membres invités posent des réservations. Les invitations relient les membres à l'événement ; l'authentification sans mot de passe leur permet d'y accéder.

Événement

Un événement représente une opération à couvrir par les membres (une manifestation, une permanence, une journée de bénévolat…). C'est le conteneur principal : il regroupe des créneaux, une liste de membres invités et, éventuellement, un modèle d'email dédié.

Un événement suit un cycle de vie en deux états :

• Brouillon — état par défaut à la création. L'événement est invisible pour les membres : ni le calendrier public, ni les invitations ne le montrent tant qu'il n'est pas publié.
• Publié — l'événement devient visible et réservable par les membres invités.

Deux réglages complètent la fiche d'un événement :

• Date d'ouverture des inscriptions — un événement peut être publié à l'avance mais rester non réservable jusqu'à une date/heure précise ; utile pour annoncer un événement sans ouvrir les réservations immédiatement.
• Description en texte riche — la description accepte une mise en forme simple (gras, italique, liens), au-delà du texte brut.

TIP

Un événement peut être dupliqué en un clic pour servir de base à un nouvel événement similaire. La copie repart toujours en brouillon, sans date d'ouverture, sans créneaux et sans liste de membres — seuls le nom (suffixé) et la description sont repris.

Créneau

Un créneau est une plage horaire à l'intérieur d'un événement, sur laquelle les membres peuvent réserver leur participation. Chaque créneau a une capacité configurable : le nombre maximal de personnes pouvant s'y inscrire.

Réservation atomique — pas de surbooking

Quand deux membres tentent de réserver la dernière place disponible au même instant, le système garantit qu'un seul y parvient : la première demande à atteindre le serveur verrouille le créneau le temps de vérifier et d'enregistrer la réservation, la seconde est alors évaluée avec le compteur à jour et refusée si la capacité est atteinte. Aucune double réservation sur la dernière place n'est possible, quelle que soit la rapidité des deux clics.

Un administrateur peut annuler un créneau. Si des membres y étaient déjà inscrits, l'annulation est une suppression douce : le créneau disparaît du calendrier actif mais son historique est conservé (il reste visible, marqué comme annulé, dans les réservations passées des membres concernés) et chaque réservant reçoit une notification par email l'informant de l'annulation.

Côté membre, le calendrier reflète les réservations et annulations des autres participants en quasi temps réel (rafraîchissement automatique périodique) : deux membres consultant le même créneau voient une disponibilité à jour sans avoir à recharger la page manuellement.

Réservation

Une réservation lie un membre à un créneau. Les règles sont simples :

• Une réservation par membre et par créneau — impossible de réserver deux fois le même créneau.
• Annulation libre — un membre peut annuler sa propre réservation à tout moment depuis son espace, sans validation admin.

Invitation

Pour accéder à un événement, un membre doit y être invité. L'invitation prend la forme d'un email contenant un magic link (voir plus bas) : il suffit de cliquer dessus pour se connecter et accéder au calendrier de l'événement.

Chaque invitation est suivie individuellement, avec un statut visible côté admin :

• Envoyée — l'email a été transmis au serveur SMTP.
• Cliquée — le membre a utilisé le lien.
• Échec — l'envoi a échoué (SMTP indisponible, adresse invalide…).

Un admin peut relancer une invitation individuellement, ou déclencher une relance groupée ciblant uniquement les membres n'ayant pas encore répondu après un délai donné.

Rôles

TimePick distingue trois périmètres d'accès :

• Administrateur (admin) — gère les événements, créneaux, membres, invitations, modèles d'email, paramètres SMTP et configuration générale. Accède au tableau de bord analytique.
• Membre (user) — consulte les événements auxquels il est invité, réserve et annule ses créneaux, consulte son agenda personnel. Aucun accès à l'administration.
• Visiteur public — toute personne non connectée. La page d'un événement publié est atteignable sans connexion (par partage d'URL), mais elle n'affiche ni les créneaux ni les disponibilités : un message « Accès réservé » (ou « Inscriptions non ouvertes » si la date d'ouverture n'est pas atteinte) invite à se connecter. La consultation du calendrier comme la réservation sont réservées aux membres connectés.

Rôle	Peut réserver	Accède à l'administration
Administrateur	oui (comme tout membre invité)	oui
Membre	oui, sur les événements où il est invité	non
Visiteur public	non	non

Authentification sans mot de passe

TimePick n'utilise aucun mot de passe classique. La connexion se fait exclusivement par lien envoyé par email :

• Magic link — un lien de connexion à usage limité dans le temps, envoyé par email sur demande. Cliquer dessus ouvre une session sans autre saisie. Sa durée de validité est configurable indépendamment pour les administrateurs et pour les membres (une durée plus courte pour les admins est recommandée).
• Codes de secours — filet de sécurité réservé aux administrateurs, pour le cas où l'accès à leur boîte email serait indisponible. Un jeu de codes à usage unique est généré et affiché une seule fois à l'écran ; chaque code n'est jamais envoyé par email et ne peut servir qu'une fois.

WARNING

Par principe de sécurité, une demande de connexion répond toujours par le même message générique (« Si cet email est enregistré, vous recevrez un lien de connexion »), que l'adresse existe ou non dans la base. Cela évite à un tiers de déduire, par tâtonnement, quelles adresses email sont enregistrées dans l'instance.

Autres termes transverses

• Magic link — voir ci-dessus : lien de connexion sans mot de passe, envoyé par email.
• Lien bootstrap — cas particulier du magic link utilisé une seule fois, à l'installation, pour créer le tout premier compte administrateur de l'instance (voir Configuration initiale).
• Tableau de bord — écran d'accueil de l'administration, présentant les indicateurs clés (taux de remplissage, invitations, réservations récentes) et les actions à traiter en priorité.
• Modèle d'email — gabarit visuel utilisé pour un type d'email donné (invitation, confirmation de réservation, annulation…). Les modèles sont personnalisables depuis l'éditeur d'emails intégré, avec une identité visuelle commune (logo, couleurs, police) applicable à tous les emails de l'instance.

---

Pour la mise en place technique de ces concepts, voir la partie Installation. Pour la marche à suivre au quotidien (créer un événement, inviter des membres, réserver un créneau), voir la partie Usage.